Usted tiene derecho a conocer el manejo de sus datos personales.

En cumplimiento a la ley 1266 de 2008 y a la ley 1581 de 2012 EMTRA S en C, publica las políticas de protección de datos personales que cobijan a los usuarios, funcionarios, proveedores y demas actores que ejercen algun tipo de realción con la empresa o sus medios de atención al usuario. 

 

Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales:

 EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte S. EN C. sociedad legalmente constituida e identificada con NIT. 900.278.019-8, con domicilio principal en la carrera 15 No. 14-15 del municipio de Funza/ Cundinamarca.

Tratamientos y Finalidades a las que serán sometidos los datos personales tratados por EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte.

1. USO DE LA INFORMACIÓN

Finalidades para el tratamiento de datos personales.

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes – Usuarios:

• Cumplir con las obligaciones contraídas entre EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte Soluciones Corporativas integrales y aliados comerciales. y el usuario-cliente titular de los datos personales al momento de adquirir nuestros productos y servicios. El detalle de las obligaciones contraídas con EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, se encuentran en el contrato de prestación del servicio de trámite de tránsito, el cual puede consultarse en el sitio WWW.emtra.com.com
• Proveer información, que pueda ser de interés, relacionada con nuestros servicios, productos, ofertas, promociones, contenidos, así como de nuestros aliados estratégicos.
• Contactar a nuestros usuarios/clientes con el objetivo de evaluar la calidad de nuestros servicios, a través de estudios de mercado.
• Dar respuesta a las PQR´s en los términos de la Ley, realizadas por los Titulares de la información.
• Entrega de información a los organismos de control de conformidad con lo dispuesto en la Ley.
• Establecer controles y medidas de seguridad con el fin de proteger la información y datos personales, de amenazas que se puedan presentar tanto en el ámbito interno como externo.
• Comunicar las políticas, términos y condiciones de campañas, promociones, concursos y servicios ofrecidos por la compañía, y en los casos que apliquen entregar los beneficios a los que tengan derecho los usuarios.
• Ofrecer a los usuarios/clientes la posibilidad de inscribirse, participar, y llevar el control de programas de fidelización y beneficios para los mismos.
• Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del usuario/cliente en el punto de atención al público donde se prestó el servicio o en las instalaciones de la compañía, para poder identificar al mismo ante cualquier revisión ó investigación que sea necesaria posteriormente.

Respecto a los datos personales de nuestros Clientes Corporativos:

• Cumplir con las obligaciones contraídas entre EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte y el cliente/usuario en los términos establecidos por la Normatividad aplicable a la materia de tránsito y transporte.
• Conservar la información personal de contacto de nuestros clientes corporativos, a fin de realizar la inscripción y validación de los tramites del Registro Nacional Automotor.
• Atender las PQR´s y emitir respuesta al respecto a través de los datos de contacto de la persona designada para tal fin.
• Cumplir con lo establecido en las normas legales que rigen las políticas de riesgos, especialmente las de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a fin de determinar su idoneidad y eventualmente su responsabilidad.
• Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, del visitante a las instalaciones de la compañía, para poder identificar al mismo ante cualquier revisión ó investigación que sea necesaria posteriormente.

Respecto a los datos personales de nuestros empleados:

• Administrar y operar, directamente o con el apoyo de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la validación y verificación de las referencias y la información suministrada para los estudios de seguridad.
• Administrar y operar los contratos laborales establecidos entre EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte y sus empleados, para las finalidades descritas en cada uno de dichos contratos, así como la prestación de servicios por parte de las empresas temporales y los colaboradores que estas vinculan de manera independiente.
• Llevar a cabo los trámites de afiliación y actualización de los deberes de seguridad social requeridos legalmente, tanto de los colaboradores como de sus familiares, tales como salud, pensión, administración de riesgos laborales, cajas de compensación etc.
• Ejecución y registro de actividades de formación, capacitación, solicitudes de apoyo académico de los colaboradores internos.
• Establecer mecanismos de seguridad para el acceso de personal externo y colaboradores internos y establecer las medidas pertinentes como cámaras de vigilancia y todas las que se apliquen e informar a los colaboradores y visitantes sobre estas medidas.
• Realizar, de forma periódica, exámenes médicos de control, a fin de mantener actualizada la historia laboral y el estado de salud de los colaboradores internos.
• Llevar el registro de todas las actividades asociadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo, tales como accidentes laborales, condiciones ergonómicas del puesto de trabajo, brigadas de emergencia, incapacidades médicas.
• Conformación, actualización, revisión y manejo de la base de los Empleados de la Compañía.
• Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, de la permanencia del empleado en las instalaciones de la compañía, para poder identificar al mismo ante cualquier revisión o investigación que sea necesaria posteriormente.

 

Respecto a los datos de proveedores: 

• Invitaciones a participar en procesos de selección y contratación de bienes y servicios.
• Invitaciones para participar en distintos eventos organizados por EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, sus marcas o aliados.
• Procesar pagos y validar saldos pendientes.
• Operación de las responsabilidades acordadas en los contratos establecidos entre las partes. 

Respecto a los datos de visitantes a las instalaciones de EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte. 

• Controlar el acceso a las instalaciones en las distintas sedes y poder identificar las personas que ingresan, así como el colaborador que autoriza el acceso, el horario en el que se presentó y la finalidad de la visita.
• Conservar un registro fotográfico y/o fílmico, del visitante a las instalaciones de la compañía, para poder identificar al mismo ante cualquier revisión ó investigación que sea necesaria posteriormente. 

1. Datos Personales Sensibles. 

El tratamiento de Datos Personales sensibles, se atenderá conforme con lo consagrado en la ley 1581 de 2012, previa información al titular de las finalidades para las cuales será utilizada y autorización expresa del este. Los datos sensibles recolectados contarán con los estándares de seguridad y confidencialidad según la naturaleza de la información. Para tal fin EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, recolectará como principal dato sensible la huella digital para identificar y autenticar a sus colaboradores, clientes remitentes y destinatarios de Servicios Postales, usuarios y/o clientes que efectúen diferentes operaciones en nuestros Puntos de Servicio Principales o PSP, conforme con las disposiciones aplicables. 

1. Compartir información personal. 

EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte. no vende, alquila o comercializa de ninguna manera su información personal a terceros. No obstante y con el propósito de brindar un mejor servicio podemos tener la necesidad de compartir su información personal con personas naturales o jurídicas con los cuales celebremos o hayamos celebrado contratos, convenios y/o alianzas encaminadas a garantizar la correcta prestación de nuestros servicios y dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas legal y contractualmente con nuestros clientes, proveedores, contratistas, empleados y colaboradores.

Adicionalmente se informa que la información personal será compartida con las autoridades judiciales o administrativas, cuando en cumplimiento de sus funciones esta sea requerida, así como para informar a las autoridades competentes las actividades que de buena fé creamos son ilegales. 

1. ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 

Las bases de datos se archivan y administran bajo responsabilidad de EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, la empresa garantiza que se cuenta con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos. 

Los datos personales contenidos en nuestra base de datos serán conservados de acuerdo con los requerimientos de la normatividad vigente y aplicable. 

III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Y DEBERES DE EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 

Como titular de los Datos Personales suministrados a EMTRA servicios especializados de transito transporte, le asisten los siguientes derechos: 

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar la prueba de la autorización otorgada a EMTRA servicios especializados de transito transporte, para el tratamiento de sus datos personales.
• Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización conferida para el tratamiento de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
• Solicitar la supresión de sus datos personales, salvo en aquellos casos que por disposición legal o contractual el dato deba permanecer en nuestras bases de datos.
• Consultar los datos personales que han sido objeto de tratamiento con ocasión a la autorización conferida a Soluciones Corporativas Integrales SAS.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, como Responsable del Tratamiento de Datos Personales: 

EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, como responsable de los Datos Personales suministrados, hará uso de esta información únicamente para las finalidades a las cuales se encuentre debidamente facultada y respetando en todos los casos, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos personales.

Se atenderán todos los deberes previstos como Responsables de la información, contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las demás que apliquen.

Atenderá las peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tema de conformidad con lo previsto en la Ley. 

1. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 

El área responsable de atender las Peticiones, Quejas y Reclamos, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, es EMTRA  servicios especializados de tránsito y transporte  marca registrada de Soluciones la cual se encuentra ubicada en la Carrera 15 #14-15 de Funza Cundinamarca, y puede ser contactada a través de nuestros canales de atención al cliente los cuales se encuentran descritos en nuestra página web. www.emtra.com.co 

1. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 

Los titulares de la información tienen derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos y/o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención o al oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. 

Los mecanismos que se han implementado para el ejercicio de dichos derechos, a través de la presentación de la solicitud respectiva son; página web, correo electrónico, correo físico, oficinas de atención al público en cada sede y líneas de atención al público teléfono: 8219003 Extensión 1000/4000. 

Derecho de acceso a su información: 

El titular de la información podrá consultar los datos personales que son de tratamiento y/o responsabilidad por parte de EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, indicando en la solicitud la información que desea conocer, a través de los canales habilitados para tal fin. La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Atención de reclamos: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión y/o revocatoria de la autorización cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: Los derechos de rectificación, actualización o supresión o revocatoria del consentimiento únicamente se podrán ejercer por: El titular o sus causahabientes; Su representante, previa acreditación de su identidad y representación. 

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los canales habilitados por EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, y contener, como mínimo, la siguiente información: 

1. Nombre completo
2. Número de documento de identificación
3. Dirección del remitente y destinatario
4. Número de teléfono fijo y celular
5. Pruebas en que se fundamente la reclamación. 

Cuando se trate de un reclamo, este se atenderá en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Vigencia: 

La presente política de Tratamiento de la Información entrará en vigencia desde el 14 de febrero de 2019 y los datos suministrados serán conservados hasta por el tiempo de la vigencia de la sociedad o la que la sustituya a cualquier título, el de su liquidación y los que la ley establezca. 

El área responsable de la Política de Tratamiento de la Información es Seguridad de la Información, quien podrá ser contactada a través del correo electrónico protecciondedatos@emtra.com.co, teléfono: 8219003 Extensión 1000/4000 o por correo postal en la carrera 15 # 14-15 Funza Cundinamarca 

Por medio de la aceptación de los presentes términos y condiciones, el titular de los datos personales manifiesta que EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte, le ha solicitado de manera previa, expresa, informada y voluntaria su autorización para recolectar, registrar, procesar, compilar, compartir, actualizar y disponer de los datos o información parcial suministrada al momento de solicitar nuestros servicios o consultar información por medios digitales, vincularse con nosotros como un cliente, aliado, proveedor, contratista, colaborador o colaborador interno, así como para compartir sus datos personales con personas naturales o jurídicas con los cuales celebremos contratos, convenios y/o alianzas encaminadas a garantizar la correcta prestación de nuestros servicios y dar cumplimiento a las obligaciones adquiridas legal y contractualmente con nuestros clientes, proveedores, contratistas, empleados y colaboradores, de acuerdo con las finalidades relacionadas a continuación para cada uno de los grupos de interés. 

Así mismo el titular de los datos personales manifiesta de manera previa y expresa que EMTRA servicios especializados de tránsito y transporte. Le ha informado la finalidad para la cual utilizará sus datos personales, conforme con las políticas establecidas en el presente documento.